Kogemus

Wise on kiirelt kasvav fintech. Kasvuperioodil suurenes töötajate arv 2000-lt 8000-ni. Selline kasv ei koorma IT-d lineaarselt — iga uus inimene tähendab konto, seadet, ligipääsuõigusi, tugipöördumisi ja hiljem korrektset lahkumist, ning iga uus riik või kontor toob juurde oma nõuded.

Kui IT-funktsioon on üles ehitatud paarisaja inimese jaoks, siis tuhandete juures ei murdu see korraga, vaid tükkhaaval: käsitsi tehtud sammud hakkavad hilinema, erandid muutuvad reegliks, ülevaade sellest, kes millele ligi pääseb, hägustub. Töö sisu on hoida see funktsioon töökorras samal ajal, kui selle koormus mitmekordistub.

Meiko Neuman oli selles ettevõttes Head of IT — vastutav sisemise IT-funktsiooni eest, mitte kliendile suunatud toote eest. See tähendab vastutust selle eest, et ettevõtte inimesed saaksid tööd teha: seadmed, kontod, ligipääsud, tugi, sisemised teenused ja nende turvalisus.

Roll on korraga juhtimis- ja tehniline roll. Ühelt poolt tuleb otsustada, mida ehitada ise ja mida osta, millises järjekorras probleeme lahendada ja kuidas tööd tiimide vahel jagada. Teiselt poolt peab aru saama, mis tegelikult süsteemides toimub, sest kasvava keskkonna puhul on kõige kallim viga vale eeldus.

Sellises rollis on töö sisu üsna ennustatav ja see jaguneb mõneks suureks kategooriaks. Esimene on töötaja elutsükkel: uue inimese tulek, rolli muutus ja lahkumine peavad käima kirjeldatud protsessi järgi, sest mahu kasvades ei ole käsitsi tehtud erandid enam jälgitavad ega turvalised.

Teine on identiteedi- ja ligipääsuhaldus: kes millele ligi pääseb, mille alusel õigus antakse, kes selle üle vaatab ja kuidas õigus ära võetakse. Kolmas on seadmepark ja lõppseadmete haldus — masinate väljastamine, seadistus, uuendused ja see, et kaotatud või lahkunud inimese seade ei jääks lahtiseks otsaks.

Neljas on toemudel. Tugi, mis toimib kahesaja inimese juures, ei toimi kaheksa tuhande juures samal kujul: vaja on kanaleid, prioriteetide loogikat, iseteenindust ja korduvate pöördumiste kaotamist nende põhjuse juures. Viies on tarnijate ja SaaS-teenuste konsolideerimine — kasvavas ettevõttes tekib teenuseid juurde kiiremini, kui neid üle vaadatakse.

Kogu see töö tuli ära teha ilma IT-tiimi kasvatamata — piiriks olid automatiseerimine ja iseteenindus, mitte inimeste juurdevõtmine.

Töö mõõtmiseks võeti kasutusele IT-kulu töötaja kohta — see näitaja võimaldas kasvu hinnata kulu inimese kohta, mitte kogukulu järgi.

Kuues on turvalisus ja vastavus, mis peab kasvuga sammu pidama, mitte järele jõudma pärast auditit. Fintechis on see eriti terav, sest nõuded ei oota organisatsiooni valmisolekut.

Esimesel aastal saavutati ~4 miljonit € säästu. Samal ajal jäi IT-tiim sama suureks: ettevõte kasvas 2000-lt 8000 töötajani ja avas uusi kontoreid, ilma et IT-s oleks inimesi juurde võetud. Selle mõõtmiseks võeti kasutusele IT-kulu töötaja kohta — see näitaja langes 26% aastas.

Enamik Meixiti kliente ei kasva kaheksa tuhande inimeseni. Aga probleemid, mis suures organisatsioonis on ilmselged, on väiksemas täpselt samad, ainult varjatumad: sama lahtised ligipääsud, sama dokumenteerimata protsessid, sama juhuslikult kogunenud teenused.

Praktiline väärtus on selles, et need mustrid on juba korra läbi elatud ja neid tunneb ära varem kui siis, kui midagi katki läheb. See on ka põhjus, miks meie IT juhtimise töö algab alati kaardistusest ja miks IAM lahendused on nii sageli esimene asi, mida korrastada.

Inbank on reguleeritud finantsasutus. Reguleeritud keskkonnas ei ole tehnoloogiaotsus kunagi ainult tehniline otsus: sellel on järelevalveline, õiguslik ja auditeeritav pool. Iga muudatus peab olema põhjendatud, jälgitav ja hiljem seletatav kellelegi, kes ei olnud selle tegemise juures.

Sellises majas on korraga surve kahes suunas: äri ootab kiiret tarnet ja regulatsioon ootab tõendatud korrektsust. Samal ajal tuleb hoida kulud kontrolli all ja käsitsi tehtavat tööd vähendada — just seal tekivad nii kokkuhoiu- kui riskikohad.

Meiko Neuman on Inbankis Head of Tech Platform (eesti keeles tehnoloogiaplatvormi juht). See on juhtimisroll, mille sisu on tehnoloogiatöö korraldamine: mida tehakse, mis järjekorras, kes millega tegeleb ja kuidas tulemus äri ja tehnoloogia vahel kokku lepitakse.

Suurem osa allpool kirjeldatud 400 000+ € säästust on tarnitud Meixiti kaudu — konsultatsioonitööna, kus Inbank on klient.

Rolli praktiline väljund on olnud neli konkreetset töösuunda: seadmehalduse automatiseerimine, tööriistade konsolideerimine pilve, AI kasutuselevõtt organisatsioonis ja protsesside optimeerimine.

Töö jagunes neljaks töösuunaks. Need on omavahel seotud: automatiseerida saab ainult protsessi, mis on enne kirjeldatud, ja pilves hallatav keskkond on eeldus sellele, et ligipääsud ja seadmed on ühest kohast juhitavad.

Nelja töösuuna koosmõjul on saavutatud 400 000+ € kokkuhoidu ja suurem osa sellest säästust on tarnitud Meixiti kaudu, konsultatsioonitööna Inbankile kui kliendile. Kokkuhoid ei ole ühe töösuuna teene, vaid nende koosmõju — korduv käsitsitöö, dubleerivad tööriistad ja järelevalveta kulud kaovad ükshaaval ära.

Kui teie ettevõte tegutseb valdkonnas, kus on välised nõuded — finants, tervishoid, energeetika või avalik sektori taust — siis on kasu sellest, et vastaspool teab, kuidas nõuded päriselt igapäevatööks tõlgitakse, mitte ainult seda, mis dokumendis kirjas on.

Sama kehtib kulude kohta. Seadmehalduse automatiseerimine, tööriistade konsolideerimine ja AI juurutamine annavad mõõdetava tulemuse ainult siis, kui need on osa laiemast korrast — sellest lähtub meie IT konsultatsiooni ja IT turvalahenduste lähenemine.

Paxful on 2015. aastal asutatud peer-to-peer Bitcoini turuplats, millel on üle 10 miljoni kasutaja. IT jälgis kasutusel olevaid rakendusi käsitsi — tabelarvutuse ja piletisüsteemi abil. Tiim eeldas, et kasutusel on umbes 200 rakendust.

Avastus näitas ligi 500 rakendust. Vahe nende kahe numbri vahel ongi probleemi sisu: teenuseid ostetakse ja võetakse kasutusele kiiremini, kui neid keegi nimekirja kannab. Sellest tekib korraga kolm asja — makstakse litsentside eest, mida ei kasutata, lepingud uuenevad märkamatult, ja vastavuse seisukohalt ei ole teada, millised teenused andmeid töötlevad.

Meiko Neuman juhtis Paxfulis lõppkasutajate arvutikeskkonda Head of EUC (End User Computing) — lõppkasutajate arvutikeskkonna juht — rollis: see on funktsioon, mille vastutusalasse kuuluvad töötajate seadmed, töökoha rakendused ja SaaS-tööriistad. SaaS-halduse programm — rakenduste avastamine, kulude ja lepingute kontroll, automaatsed litsentsi- ja uuendustöövood ning vastavuse dokumenteerimine — ehitati üles ja hoiti käigus selle juhtimise all.

Arvud allpool pärinevad Torii avalikust kliendiloost; töö viis ellu Paxfuli IT-tiim tema juhtimisel.

Meile on see lugu oluline sellepärast, et see on täpselt see töö kuju, mida me SaaS halduse all klientide juures teeme: rakenduste avastamine, kulude ja lepingute kontroll ning vastavuse dokumenteerimine püsiva protsessina, mitte ühekordse inventuurina.

Shadow IT automaatne avastamine. Käsitsi peetud tabeli asemel toimib reaalajas tuvastus lõppseadmetes ja töövoog, mis annab IT-le märku, kui organisatsioonis ilmub uus kinnitamata rakendus. Nii ei kasva varinimekiri enam vaikselt taustal.

Kasutamata litsentside tagasivõtmine. Uute litsentside juurdeostmise asemel võetakse mitteaktiivsed litsentsid automaatselt tagasi ja suunatakse ümber. Suurem osa SaaS-kulude ülekulust ei tule kallistest lepingutest, vaid kasutajatest, kes teenust enam ei kasuta.

Lepingute uuenemise hoiatused. Teavitus tuleb 60 päeva enne lepingutähtaega. See lõpetas ootamatud automaatuuendused ja andis tarnijaläbirääkimisteks aega — läbirääkimispositsioon on alati parem enne tähtaega kui pärast seda.

Vastavus rakenduse kaupa. Iga rakenduse kohta on dokumenteeritud GDPR- ja CCPA-staatus, nii et vastavusauditil ei pea infot uuesti kokku otsima.

Finants sai otseligipääsu. Lepingu- ja kuluandmed tehti finantstiimile otse kättesaadavaks. See sulges lõhe IT ja finantsi vahel, kus ühel pool on teadmine, mis teenus milleks on, ja teisel pool teadmine, mis see maksab.

Tulemus kahe aasta jooksul oli üle $715 000 kokkuhoidu SaaS-litsentsidelt. Väiksemas ettevõttes ei ole summa sama, aga muster on: kasutusel olevate teenuste arv on suurem, kui arvatakse, ja osa neist eest makstakse ilma kasutuseta.

Samasse perioodi mahtus sama juhtimise all ka tootetarne — NFT marketplace ja mobiilne sisselogimine.

Sama tööd teeme klientide juures SaaS halduse all, ja kui esmalt on vaja sõltumatut pilti olukorrast, siis IT konsultatsiooni raames.